第一章 总 则

第一条 为适应市人大常委会机关（以下简称人大机关）工作需要，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理的质量和效率，制定本办法。

第二条 人大机关公文，是市人大常委会及其机关在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是发布决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条 市人大常委会办公室是人大机关公文处理的管理机构，负责公文的处理和协调工作。人大各专委会、常委会各办事机构负责与本委、本机构有关的公文办理工作，并协助办公室做好人大机关公文处理的具体工作。

第四条 人大机关公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

从事公文处理的人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。

第二章 公文种类

第六条 人大机关公文种类主要有：

（一）公告。适用于常委会发布选举结果及其他重要事项。

（二）决议。适用于常委会会议审议通过的重要事项。

（三）决定。适用于常委会对重要事项做出的决策和安排。

（四）公报。适用于公布常委会重要决定或者重大事项。

（五）意见。适用于常委会对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

（六）通知。适用于常委会发布、传达需要有关单位执行和周知的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于汇报工作、反映情况。

（九）请示。适用于请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议或活动的主要情况和议定事项。

（十三）议案。适用于依照法律程序，向市人大及其常委会提请审议事项。

（十四）建议、批评和意见。适用于依照法律程序，市人大代表向市人大及其常委会提出，并需要有关机关和组织研究处理、答复事项。

（十五）规则。适用于市人大及其常委会为依法履职所制定的有关人员共同遵守的制度和安排。

（十六）规定。适用于对特定范围内工作和事务制定的带有约束性措施。

 

第三章 公文格式

第七条 人大机关公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、版记、页码等组成。

（一）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，标注于公文首页发文机关标志右上方。秘密等级由人大机关保密委研究确定。涉密公文应当标注份号，标注于公文首页发文机关标志左上方。一般用3号黑体字、阿拉伯数字标注。

（二）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。标注于公文首页发文机关标志左上方（密级和保密期限后）。一般用3号黑体字标注。

（三）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布。

（四）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下位置居中排布。人大机关发文代字为：澄人党组、澄人发、澄人办发、澄人函、澄人办函、澄人机党等。

（五）签发人。上行公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。

（六）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

会议通过的文件，应当在标题之下和正文之前注明该次会议和通过日期。

（七）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称或者同类型机关统称。公文首页必须显示正文。在正文上方居左顶格排列。

（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行、左空二字编排。附件名称后不加标点符号。

（十）发文机关署名、成文日期、印章。署发文机关全称或者规范化简称。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署签发机关负责人签发的日期；成文日期使用阿拉伯数字。公文应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。加盖印章页必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。印章用红色，不得出现空白印章。有特定机关发文标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

使用签发人签名章的公文，其印章一般用红色。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另页编排，在版记之前，与正文一起装订。

（十二）主题词。主题词标注应以中共中央办公厅印发的《公文主题词表》系列丛书为标准，主题词目之间空一字符，如无规范词目可根据公文主题意思概括编写，并在其后标“△”。

（十三）抄送单位。除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称及有关个人。

（十四）版记。由公文制发机关名称、印发日期、印制份数组成。在公文末页下端编排。印发日期、份数应当用阿拉伯数字。

（十五）页码。公文页数顺序号。编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

第八条 公文用纸幅面采用GB/T148中规定的A4型纸。使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

公文双面印刷、左侧装订，一般每页排22行，每行排28个字，并撑满版心。公文格式各要素一般使用3号仿宋体字。公文正文编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

各种公文起草应当用钢笔、签字笔或者毛笔书写，书写应当公正、清晰。

 

第四章 行文规则

第九条 人大机关行文的主体为：市人大常委会党组、市人大常委会、市人大常委会办公室。

根据市人大常委会授权，市人大各专门委员会可以对外制发正式公文。各工作委员会作为市人大常委会的内设办事机构，不可以对外制发正式公文。市人大常委会机关党总支可以对外制发职权范围内的正式公文。

第十条 人大机关各行文主体应根据各自工作关系和职权范围确定行文关系。向上级机关行文，一般主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关；请示应当一文一事，不得越级请示和越级抄送，特殊情况必须越级时，应当抄送被越过的上级机关；不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关；涉及双重领导的下级机关，必要时可以抄送该机关的另一个上级机关。同级机关可以联合发文，联合发文的牵头、协商工作由联合发文的主办机关负责。

（一）市人大常委会党组可以向市委、市纪委及市委各部门行文，可向常委会各办事机构行文。

（二）市人大常委会可以向市人民政府及其组成部门、市监察委员会、市人民法院、市人民检察院行文；可以向市人大专门委员会、市人大常委会各办事机构行文；可以向各基层人大、市人大代表小组行文；可以向省、无锡市人大常委会及其办事机构和省、无锡市人大专门委员会行文。

（三）市人大常委会办公室为传达常委会会议、主任会议决定的事项以及根据工作需要，可以向市委、市人民政府及其有关部门、市监察委员会、市人民法院、市人民检察院行文；可以向各基层人大、市人大代表小组行文；可以向省、无锡市人大常委会办事机构和省、无锡市人大专门委员会行文。必要时，可以与有关部门联合行文。

（四）市人大专门委员会根据常委会的授权，可以向市委、市人民政府及其有关部门、市监察委员会、市人民法院、市人民检察院行文；可以向各基层人大、市人大代表小组行文；可以向省、无锡市人大常委会办事机构和省、无锡市人大专门委员会行文。

（五）市人大机关党总支可以向上级党（工）委行文，可以向人大机关各党支部、党员行文。

 

第五章 公文办理

第十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十二条 收文办理的主要程序：

（一）签收。对收到的各种公文，统一由办公室秘书科负责签收。签收时，要逐件清点，发现问题，应及时向来文机关查询并采取相应措施。

常委会领导、各专委会和办事机构通过其他途径收到的需要处理的公文，应当统一交由办公室秘书科。

（二）登记。按来文机关分级归类进行登记，将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到日期等逐项填写来文登记表。

抄报、抄送至本机关的一般性参阅材料（包括简报、动态等），由秘书科按职责分发至常委会有关领导、专门委员会和办事机构等，一般不作登记。

（三）初审。办公室秘书科对登记后的公文应当进行初审，并按阅知、批办进行分类。阅知类公文统一填制“文件传阅单”后呈送办公室主任或副主任进行复审并签批。批办类统一填制“公文办理签批单”呈送办公室主任或副主任进行复审并签批。

呈送办公室主任或副主任进行复审并签批的公文应当按照“一文一单”的方式进行分类。

（四）批办。对办公室秘书科呈送的阅知类、批办类公文进行认真审阅复审，并分别提出批办意见。

（五）传阅。根据办公室主任或副主任提出的批办意见，按照规定和程序将公文送有关领导、各专门委员会和办事机构领导传阅，不得随意扩大传阅范围。办公室秘书科应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。

（六）承办。根据办公室主任或副主任提出的批办意见，按照规定和程序及时进行交办处理。涉及需要常委会领导作出指示的，由秘书科统一送常委会相关领导审签，并根据常委会的意见再交由相关机构或人员进行处理。紧急公文应当明确办理时限。

承办机构或承办人应当即收即办，确保在规定期限内高质量完成。完成后，承办机构负责人或承办人应当在批办意见下，注明办理结果；需要答复的，承办机构或承办人应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（七）催办。一般由办公室秘书科负责，综合科做好配合工作。对于急件、重要件，应作重点催办，保证办理的时效性。属于各专委会、办事机构转办的文件，由有关专委会、办事机构负责催办。

第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）起草。综合性公文一般由办公室负责，专业性文件由市人大相关专门委员会、常委会相关办事机构负责。重要公文起草由办公室主任牵头，办公室分管副主任组织实施，有关专委会和办事机构配合。公文起草的基本要求是：

1、符合党的路线方针政策和国家宪法、法律、法规及有关规定，完整准确体现发文意图，并同现行公文相衔接。

2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，使用标点符号准确、规范。

4、文种正确，格式规范。

5、涉及其他部门或单位职权范围内的事项，应当征询相关部门或单位的意见，力求达成一致。

（二）审核。公文起草完成后，应当按规定程序送逐级进行审核。由办公室负责起草的公文按分管副主任、主任进行审核；由各专委会、办事机构负责起草的公文，分别由各专委会、办事机构负责审核；公文内容涉及多个领域的，相关专委会、办事机构应当同时进行会审。审核的重点是：

1、行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2、内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

4、文种使用是否准确，公文格式是否规范。

5、主送和抄送单位是否恰当、具体；相关事项是否符合公文起草的有关规定和要求。

需要提请常委会主任会议、常委会会议、常委会党组会议审议的重要公文文稿，审议前由办公室进行审核。

经审核不宜发文或需要作进一步研究和修改的，应当提出具体意见，由起草人修改后重新报送审核。

（三）签发。公文应当经发文主体对应的主要负责人审批签发。签发人签发公文应当签署意见、姓名和完整日期。人大机关常见公文及文稿审批签发规定如下：

1、市人大常委会党组文件，由常委会党组书记或书记授权的副书记签发。

2、市人大常委会文件及主任会议纪要、视察活动纪要，由常委会主任或常委会主任授权的副主任签发。

3、市人大专门委员会文件由各专门委员会主任委员或副主任委员签发。

4、市人大常委会办公室文件，由办公室主任或副主任签发。常委会党组、常委会授权办公室制发的公文，在审批签发前应当提请常委会主任会议或常委会领导同意。

5、市人大常委会机关党总支文件，由常委会机关党总支书记或书记授权的副书记签发。

6、《江阴市人大常委会公报》《调查与建议》《江阴人大通讯》等内部刊物由办公室主任或副主任签发。

7、人大机关对外公开的履职信息（包括公告、决议、决定、新闻消息等），按常委会履职信息公开的相关规定执行。

第十四条 发文办理的主要程序：

（一）登记。已经审批签发的公文，由办公室秘书科进行发文登记、编号。

（二）复核。公文印发之前应当对审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改，须报原签发人复审。公文复核由拟稿人负责，必须做到认真细致、准确无误。

（三）印制。经复核后的公文，由拟稿人负责交付印刷。公文印制必须确保质量和时效。各类公文和文稿由办公室统一安排印制。急件、要件应先打印，特急件随到随办。各专门委员会、办事机构非正式公文和文稿，由各专门委员会、办事机构自行负责审核、印制。

涉密公文应当在规定设备上处理、在规定的场所印制。未经签准同意，密级文件和资料一律不得复印。

（四）核发。公文印制完成后，拟稿人应当对公文的文字、格式、印刷质量等进行检查，确认无误后由办公室秘书科统一分发。

各专门委员会、办事机构的材料包括以市人大常委会或市人大常委会办公室名义印制的召开专业性会议、视察的通知及有关材料，由各专门委员会、办事机构配合办公室分发。

第十五条 公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理的有关规定，及时对公文和有关材料进行汇总，收集齐全后整理归档。整理归档的基本要求是：

（一）按照“一事一案”原则，由拟稿人或承办人负责，将公文办理过程中形成的公文的起草稿定稿、正本及有关材料包括电子公文，收集齐全后送秘书科进行整理。

（二）联合办理的公文，原件由主办单位负责归档，相关单位可保存复印件。

（三）由专委会、办事机构和办公室有关科独立处理公务形成的其他有关公文及资料，由各专委会、办事机构和办公室有关科加强日常管理，视情况按年或半年为期，整体移送秘书科进行整理。

（四）没有归档和存查价值的公文，经鉴别和办公室主任或副主任批准，可定期销毁。

（五）人大机关档案按年进行立卷归档、按届向市档案管理部门整体移档。

（六）人大机关公文由办公室秘书科统一管理。人大专委会、办事机构和个人，不得保存应当归档的公文和有关资料。工作人员离岗离职时，应当主动将暂存、借用的公文返还秘书科。

 

第六章 附 则

第十六条 人大机关公文办理中形成的电子公文，参照本办法相关规定进行管理。同时建立容灾备份管理机制，加强对电子公文等人大机关公文及资料的安全管理。

第十七条 本办法自通过之日起施行。