第一章  总   则

 

第一条  为了使人大常委会机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和工作效率，根据地方人大及其常委会的性质、任务和工作方法，参照全国人大常委会办公厅《人大机关公文处理办法》，结合实际，制定本办法。

第二条  市人大常委会机关的公文，是市人大常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效率和规范格式的文件，是发布决定、决议、公告、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条  市人大常委会办公室是机关公文管理的工作机构，负责公文的处理；协调和指导各工作委员会的公文处理工作。各工作委员会负责本委的公文处理工作，协助办公室做好有关公文的处理工作。

文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。

第四条  市人大常委会机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、规定和其他有关规定。

 

第二章  公文种类

 

第六条  市人大常委会机关公文种类主要有：公告，决议，决定，规则，规定，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要，执法检查纪要等。

公告  适用于发布选举结果及其他重要事项。

决议  适用于经会议审议和讨论通过的重要事项。

决定  适用于对重要事项做出的决策和安排。

规则  适用于人大及其常委会为有序进行工作所制定的有关人员共同遵守的规定。

规定  适用于对待特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施。

议案  适用于根据法律规定，依照法定程序，提案人向人大及其常委会提请审议的事项。

建议、批评和意见  适用于人大代表向人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

请示  适用于请求指示、批准事项。

批复  适用于答复请示事项。

报告  适用于汇报工作，反映情况，提出建议等。

通知  适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。

通报  适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门提出请求事项等。

意见  适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

执法检查纪要  适用于记载、传达执法检查情况和议定事项。

第七条  市人大常委会机关的文件种类主要有：

1、市人大常委会党组文件。

2、市人大常委会文件及各类纪要。

3、市人大常委会公报。

4、市人大常委会机关党总支文件。

5、市人大常委会办公室文件。

6、市人大常委会《工作记事》、《调查与建议》、《江阴市人大通讯》等内部刊物及各工作委员会文件。

 

第三章  公文格式

 

第八条  市人大常委会机关正式文件，一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送单位、印制版记等组成。

1、秘密等级  涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页发文机关标识右上方。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，位于公文首页左上方。

2、紧急程度  紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”。

3、发文机关标识  即版头，由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。联合行文，主办机关名称应当排列在前，或者按照规范顺序排列。

4、发文字号  由发文机关代字、年份、顺序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。

5、签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。

6、标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关和公文种类。位于主送机关或者正文之上居中排列。会议通过的文件，应当在标题之下和正文之前注明该次会议和通过日期；领导的重要讲话文件，应当标明在某次会议的讲话和讲话日期。

7、主送机关  指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。

8、正文  正文指公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

9、附件  公文附件，应当注明顺序号和名称，位于正文之后，发文机关署名之前。

10、发文机关署名、成文日期、加盖印章  发文机关应当写全称或者规范化简称。成文日期应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。公文应当加盖发文机关印章，印章必须与署名相符。加盖印章页必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。

11、主题词  主题词标注应以中共中央办公厅印发的《公文主题词表》系列丛书为标准，主题词目之间空一字符，如无规范词目可根据公文主题意思概括编写，并在其后标“△”。

12、抄送单位  指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属的机关、单位、个人。

13、印制版记  由公文制发机关名称、印发日期、印发份数组成，位于公文末页下端。印发日期、份数应当用阿拉伯数字书写。

14、公文用纸一般为A4型。左侧装订。

公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号（或小2号）标宋体字，主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位、印刷标记等用3号仿宋体字。

15、公文印章用红色印油。各种文件的文稿起草应当用钢笔、签字笔或者毛笔书写，书写应当公正、清晰。

 

第四章  行文关系

 

第九条  市人大常委会党组、市人大常委会、市人大常委会办公室，应根据各自工作关系和职权范围确定行文关系。向上级机关的行文，一般主送一个上级机关，如需报其他相关的上级机关，可用“抄送”形式；一般情况下，不得越级行文请示问题，也不得越级抄送文件；因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关；向上级机关的请示，不可同时向下级机关发送。向下级机关的重要行文，可以抄送其直接上级机关。同级机关可以联合发文，联合发文的牵头、协商工作由联合发文的主办机关负责。

1、市人大常委会党组可向市委、市纪委及市委各部门行文，可向常委会各办事机构行文。

2、市人大常委会可向市人民政府、市人民法院、市人民检察院及市人民政府组成部门行文；可向市人大常委会各办事机构行文；可向各基层人大、市人大代表小组行文；可向省、无锡市人大常委会及其工作机构和省、无锡人大专门委员会行文。

3、市人大常委会办公室为传达常委会会议、主任会议、执法检查决定的事项，可向市委和市人民政府有关部门、市人民法院、市人民检察院行文；可向各基层人大、市人大代表小组行文；可向省、无锡市人大常委会工作机构和省、无锡市人大专门委员会行文。必要时，还可以与有关部门联合行文。

4、市人大常委会各工作委员会可对口向省人大专门委员会办公室和省人大常委会工作机构办公室、无锡市人大专门委员会和无锡市人大常委会各工作机构行文，联系工作，交流情况。

第十条  请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。向领导请示问题的公文，除特殊情况外，一般应当送市人大常委会办公室，按规定程序办理。

 

第五章  公文办理

 

第十一条  公文的办理分为发文和收文。发文办理主要包括：公文的起草（拟稿）、校核、审签、登记、印制和分发等程序；收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序。

（一）发文的办理

1、公文的起草（拟稿）

综合性文件一般由市人大常委会办公室负责拟稿，专业性文件由常委会有关工作委员会起草，重要文稿起草由常委会办公室主任牵头，办公室分管副主任组织实施，有关工作委员会共同配合，分工落实。

公文起草的要求：

（1）符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定，体现地方人大及其常委会性质、任务和工作特点。

（2）情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，书写工整，用词和标点符号准确、规范。

（3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（4）必须使用国家法定计量单位，国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。

公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略变速器、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。

公文草拟完成后，由拟稿人填写“发文稿纸”，并写明公文起草部门名称及拟稿人姓名，交部门分管领导校对审核。

2、校对审核。公文文稿送领导审签之前，应当逐级认真细致地校对审核。校对审核的具体内容：

（1）报批程序是否符合规定。

（2）内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（3）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

（4）所提措施和办法是否切实可行。

（5）文种使用是否准确，公文格式是否规范。

（6）主送和抄送单位是否恰当、具体。对不成熟或者需要作大量修改的文稿，一般应当提出具体意见，退回改写，改写后再重新校对审核。

分管领导校对审核完成后，在“发文稿纸”上签署意见。如需其他部门领导会签，应当在“发文稿纸”上作会签。校对、审核、会签完成后，公文报主管领导审批签发。

3、签发。重要公文应当由发文机关主要领导审核签发。领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，写上姓名和日期。

（1）市人大常委会文件及主任会议纪要、视察活动纪要，由常委会主任或常委会主任授权的副主任签发。

（2）市人大常委会党组文件，由常委会党组书记或书记授权的副书记签发。

（3）市人大常委会机关党总支文件，由常委会机关党总支书记或书记授权的副书记签发。

（4）市人大常委会办公室文件，由办公室主任或副主任签发。

（5）各工作委员会文件，由各工作机构主任或副主任签发。

（6）《江阴市人大常委会公报》、《人大工作纪事》、《调查与建议》、《江阴人大通讯》等由市人大常委会办公室主任或副主任签发。

（7）发送新闻单位拟用的有关市人大常委会的公告、决议、决定、人事任免名单、新闻消息等，由办公室主任或副主任签发。

（8）已经领导审批的文稿，在印发之前如内容确需作实质性修改，须报原签发领导复审。

4、公文登记编号。文稿经签发后，凡需要编号的，应当归类分别登记、编号。由办公室行政科按照发文字号编制办法的要求，核对“发文稿纸”上有关审核及签发领导签名后，进行公文登记、编号。

5、印制。各类文件、材料，统一由办公室安排印制。急件、要件尽先打印，特急件随到随办，保证按时按质完成。各工作委员会非文件形式的公文、材料，一般由各工作委员会负责将文稿打印校对审签后，由办公室排版、印制。文件印数按实际需要确定，复印文件或资料要按有关规定严格把关，没有领导签准的密级文件和资料，一律不得擅自复印。文件印制要符合要求，保证文印质量。印制公文做到准确、及时、规范、安全。

6、校对。各类文件的校对，一般由拟文部门、拟稿人负责。要做到认真细致、准确无误。校对文稿不仅要注意纠正错、漏字和标点，而且要注意文稿格式、附加标记是否恰当，校对文稿必须以原文为准，如发现错误，由校对者负责修正，但修正后引起的内容变更或可能产生歧义者，须向审签者请示，按审签者意见办理。文稿校核无误后，由校对者签字付印，未签字不得印刷。校对者要及时了解和掌握文稿印发情况，必要时督促催办。

7、分发。按照文件的种类、密级和缓急，由办公室行政科统一分发。各工作委员会，包括以市人大常委会或市人大常委会办公室名义发文召开的专业性会议、视察通知及有关材料，由有关工作委员会配合办公室分发。

（二）收文的办理

1、签收。凡发送市人大常委会机关的各种外来文件，统一由行政科负责签收。签收时，要逐件清点，发现问题，应及时向来文机关查询并采取相应措施。

2、登记、编号。按来文机关分级分类进行登记编号，将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到日期等逐项填写来文登记表。市级和市有关部门抄报、抄送本机关的简报、动态、一般性参阅材料等，由行政科发分管领导和各有关工作委员会，一般不需作登记、编号。

3、送批。办公室行政科将文件登记编号后，附上“文件传阅单”送办公室主任或副主任批示。对需要办理的公文，由办公室主任或副主任提出拟办意见，再送请常委会领导批示后办理。

4、传阅。根据办公室主任或副主任签署的意见，按照规定和程序将公文送有关领导、各工作委员会传阅，不得随意扩大传阅范围。办公室行政科应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。

5、承办。领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。负责承办的部门或个人，要认真负责地随到随办，不得推诿积压，做到件件有着落。承办件办理完毕，由负责承办的部门或个人在批办意见下，注明办理结果。

6、催办。一般由办公室行政科负责，秘书科做好配合工作。对于急件、重要件，应作重点催办，保证办理的时效性。属于各工作机构转办的文件，由有关工作机构负责催办。

 

第六章  公文立卷、归档和销毁

 

第十二条  公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，由办公室行政科将公文的正本、定稿和有关材料立卷，并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。

第十三条  联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复印件。

第十四条  没有归档和存查价值的公文，经鉴别和办公室主任或副主任批准，可定期销毁。

 

第七章  附  则

 

第十五条  本办法自印发之日起施行。